Записници са састанка су белешке које се снимају током састанка. Они истичу кључна питања о којима се расправља, предлоге који су предложени или о којима се гласало и активности које треба предузети. Записник са састанка обично води именовани члан групе. Њихов задатак је да пруже тачан запис онога што се догодило током састанка.
Кораци укључени у бележење записника са састанка
У снимање записника са састанка укључено је пет главних корака. Су:
- Претходно планирање
- Снимање записа
- Писање или преписивање записника
- Дељење записника са састанка
- Подношење или чување записника за референцирање у будућности
Пред-планирање
Ако је састанак унапред добро испланиран, вођење записника биће много лакше. То је рекло да је председавајући извршни директор Генерални директор, скраћеница од извршни директор, највиши је појединац у компанији или организацији. Генерални директор је одговоран за свеукупни успех организације и за доношење менаџерских одлука највишег нивоа. Прочитајте опис посла и секретар или записникар би требало да заједно раде на одређивању дневног реда састанка унапред. На пример, особа која снима записник може да ради са председавајућим на изради документа који ће служити као дневни ред и пружити формат састанка.
Дневни ред састанка
Ако председавајући и секретар нису у могућности да се састану и изнесу нацрт, онда је на секретару да добије копију дневног реда пре почетка састанка. Дневни ред састанка послужиће као водич за вођење белешки и припрему записника. Поред тога, дневни ред укључује и друге детаље, које треба унети у записник. То укључује:
- Имена свих присутних чланова - укључују госте и говорнике
- Документи који се могу делити током састанка, попут копија листе предлога о којима ће се гласати
Очекивања
Када је појединац изабран за записничара, важно је да зна шта се од њега очекује. Стога би појединац требало да приђе председавајућем комисије и пита која ће бити њихова улога на састанку. На пример, ако ће састанак укључивати предлагање захтева Проки Воте Проки Воте је делегирање гласачких овлашћења представнику у име првобитног носиоца гласа. Странка која добије овлашћење за гласање позната је као пуномоћник, а првобитни носилац гласа као главни. Концепт је важан на финансијским тржиштима, а посебно код јавних предузећа, именовани члан треба да се распита да ли треба да укључи имена оних који предлажу предлоге и оних који упућују.
Шта укључити у записник са састанка
Пре снимања било каквих детаља, назначени записничар треба да се упозна са врстом информација које треба да забележи. Група можда користи одређени формат за бележење бележака, али у целини, записници са састанка обично садрже следеће детаље:
- Датум и време састанка
- Имена присутних, као и одсутних учесника
- Прихватање или измена и допуна записника са претходног састанка
- Одлуке донете у вези са сваком тачком дневног реда, као што су:
- Предузете или договорене активности
- Следећи кораци
- Исход избора Изравно гласање Право гласање, обично познато као законско гласање, је корпоративни систем гласања који се може користити за бирање директора или гласање о важним питањима
- Предлози прихваћени или одбијени
- Нови посао
- Датум и време следећег састанка
Процес писања записника са састанка
Када се састанак заврши, појединац задужен за писање записника треба да добије све ресурсе који су му потребни за писање записника на јасан и прегледан начин. Ево неколико савета које треба размотрити:
- Када се састанак заврши, немојте предуго писати записник. На овај начин, све што се догодило на састанку је још увек свеже у вашем уму.
- Прегледајте структуру која је створена раније и извршите прилагођавања по потреби. То може укључивати додавање додатних информација или разјашњавање неких покренутих проблема. Такође проверите да ли су све пресуде, активности и захтеви јасно евидентирани.
- Прегледајте записнике и уверите се да су кратки, али јасни.
Додела записника са састанка
Када секретар доврши писање записника, требало би да их подели са члановима групе. Могу се делити на мрежи или путем облака. Узимајући у обзир да записници и друге врсте докумената могу садржати много папирологије, можда би било пожељније користити приступ без папира.
На пример, ако је записник записовао записник помоћу програма Мицрософт Ворд, који не нуди дељење на мрежи, онда би могли размислити о коришћењу Гоогле докумената који нуде начин дељења докумената на мрежи са другим корисницима.
Диктафон би такође требало да сачува копију записника са састанка за будућу употребу. Већина компанија своје минуте чува на мрежи - било у Гоогле документима или ОнеДриве-у.
Кључно за понети
Записници са састанка су важни јер се користе за документовање кључних питања покренутих током састанка. На пример, ефективни записници могу навести приступе који су предложени за решавање одређеног проблема и главни разлог зашто чланови бирају једну методу у односу на другу.
Записници са састанка могу се снимати ручно или на електронски уређај као што је лаптоп или иПад. После састанка снимач прегледава записник и врши измене по потреби. Затим се записници са састанка деле са учесницима групе. Записници се осим за дистрибуцију чувају и за будућу употребу.
Предложак
Више ресурса
Финанце је званични добављач финансијског моделирања и вредновања аналитичара (ФМВА) ™ ФМВА® сертификација Придружите се 350.600+ ученика који раде у компанијама попут Амазона, ЈП Моргана и Ферраријевог програма сертификације, осмишљеног да трансформише било кога у финансијског аналитичара светске класе.
Да бисте наставили да учите и развијате своје знање из финансијске анализе, топло препоручујемо додатне финансијске ресурсе у наставку:
- Акционо учење Акционо учење Акционо учење је процес за развијање креативних решења у решавању сложених проблема појединаца, група људи и корпорација
- Корпоративна стратегија Корпоративна стратегија Корпоративна стратегија се фокусира на начин управљања ресурсима, ризиком и повратом у фирми, за разлику од гледања на конкурентске предности у пословној стратегији.
- Вештине управљања Менаџерске вештине Вештине управљања могу се дефинисати као одређени атрибути или способности које руководилац треба да поседује како би испунио одређене задатке у
- Јавни наступ Јавни наступ Јавни говор, који се назива и беседништво или говорништво, поступак је преношења информација живој публици. Тип информација које се преносе намерно је структуриран да информише, убеди и забави. Одличан јавни наступ састоји се од три компоненте: Стил: Мајсторски конструисан коришћењем речи за стварање
